Neue Finanzrichtlinien verschärfen Dokumentationspflichten für Bewirtungskosten ab November 2025
Grzegorz Loos
Neue Finanzrichtlinien verschärfen Dokumentationspflichten für Bewirtungskosten ab November 2025
Neue Richtlinien des Bundesfinanzministeriums präzisieren, wie Unternehmen Bewirtungs- und Repräsentationskosten dokumentieren müssen. Die am 19. November 2025 veröffentlichten Regeln verschärfen die Anforderungen an Rechnungen, Belege und steuerliche Abzugsfähigkeit. Unternehmen sehen sich nun klareren, aber detaillierteren Aufzeichnungspflichten gegenüber, um diese Ausgaben geltend zu machen.
Bei Rechnungen unter 250 Euro müssen Unternehmen den vollständigen Namen und die Adresse des Leistungsanbieters, das Ausstellungsdatum sowie eine Aufschlüsselung der Waren oder Dienstleistungen angeben. Zudem sind das Datum der Bewirtung oder Veranstaltung, die gelieferte Menge und der Gesamtpreis zu vermerken. Höhere Rechnungen – ab 250 Euro – erfordern zusätzliche Angaben wie den Namen des Steuerpflichtigen, eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des gastgebenden Unternehmens.
Elektronische Belege unterliegen nun strengeren Vorgaben. Gastronomiebetriebe müssen maschinell erstellte, manipulationssichere Belege über zertifizierte elektronische Systeme ausstellen. Bei einem Systemausfall muss der Beleg den Fehler deutlich ausweisen, doch die Ausgaben bleiben abzugsfähig. Steuerpflichtige dürfen auch eigene digitale Aufzeichnungen erstellen, sofern sie Anlass, Teilnehmer und einen gültigen Restaurantbeleg enthalten.
Unabhängig vom Rechnungsbetrag müssen Unternehmen Zweck, Ort, Datum und Teilnehmer jeder Bewirtung dokumentieren. Nur noch 70 Prozent dieser Kosten sind steuerlich absetzbar. Die Richtlinien bestätigen, dass digitale Belege anerkannt werden und Steuerpflichtige Papierbelege selbst digitalisieren dürfen.
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Seit der Bekanntgabe im November 2025 gibt es keine Updates zur praktischen Umsetzung. Frühere Regelungen aus dem Jahr 2025, wie die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar, bleiben bestehen, doch konkrete Kontrollmechanismen für die neuen Gastronomie-Vorgaben stehen noch aus.
Ziel der aktualisierten Richtlinien ist es, die Dokumentation von Bewirtungs- und Repräsentationskosten zu verschärfen. Unternehmen müssen nun sicherstellen, dass Rechnungen und Belege – ob in Papierform oder digital – den strengeren Kriterien entsprechen. Während die Leitlinien für mehr Klarheit sorgen, bleibt abzuwarten, wie sie sich in der Praxis bewähren.
